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ERP導入的心路歷程

ERP

一、企業簡介

淩雲科技股份有限公司位於彰化,多年來一直以高品質的雷射商品和防偽商品著稱於業界,是台灣數一數二的雷射全像商品製造商。商品廣泛,舉凡雷射防偽貼紙、雷射商標、螢幕保護貼、大專院校停車證、遊樂園門票證券都是主要商品,並已通過ISO 9001認證。有鑑於目前市面上盜版偽造的猖獗與產品的包裝方式一成不變,淩雲科技運用雷射產品的製作技術,為社會盡一份心力,也為產品開啟另一視覺包裝的方式。


淩雲科技的目標為,將雷射效果廣泛的應用在各類材質及商品上,讓商品除了實用以外,更加強美感及質感,讓雷射技術能被廣泛應用。公司的信念是:唯有知道問題、了解問題、解決問題才是企業的生存之道,不斷求新求變更是公司的理念。也因有此信念,才希望可以利用ERP系統突破自我,營造更豐厚的利潤、更穩定的商品品質和更優質的工作環境。


二、導入重點

淩雲科技原本已建置一套資訊規劃管理系統,但因系統功能只能做到簡單的進銷存管理和基本的會計帳,無法滿足想管控成本與製程的想法。在因緣際會下接觸了目前導入的ERP系統,了解到ERP其實並不只是單純的記帳軟體而已,還可以扮演部門和部門之間的溝通橋樑、成本的計算和製程的管控,這也是一個企業內最重要也最需要被管控的地方。


初期預估要導入的系統是以前端的營業系統為主,包含訂單系統、採購系統、庫存系統;中期目標則是導入製令系統、應收應付系統;最終目標是結合會計傳票、成本系統、和數位神經系統,以達到成本管控、庫存有效運用、會計帳透明清楚和危機預先提醒處理的長遠目標。


三、導入時所面臨的挑戰

在還沒導入ERP系統時,公司是使用基本的進銷存記帳軟體,也因為基層人員有使用過其他系統,因此一開始面臨到的問題就是操作方法的不同和觀念的改變,企業領導人必須要有很大的決心和毅力,處理基層員工因操作不習慣的抱怨和根深蒂固的觀念,而且也要相信協助輔導的資訊公司專業人員所傳達的系統精神,由於每家系統的邏輯方向和管控精神都不盡相同,因此轉換觀念和相信專業是每個企業在一開始接觸ERP系統時都要建構的中心思想。


之後的磨合期,則是將企業現實運作情況和資訊系統做結合的重要時期。由於每家企業的管理模式和運作方法都不盡相同,遇到的客戶問題和需求也都互有差異,因此這段時間的重點則是溝通系統和現實運作方式該如何結合,創造保有企業習慣的專屬ERP系統。


淩雲科技特別的地方在於有母版的觀念。客戶委託淩雲科技製作可印製貼紙或面板的母版,但母版放在淩雲科技的庫存中,這是和其他產業不同的地方,因此該系統也特別製作了母版管理的機制,讓公司可以利用此系統,客製化管理母版並延伸為客戶提供保管服務(是為誰製作、為誰保管)。另外,由於貼紙原料和一般製作的原料不同,有批量的限制,也就是一次進貨量的最低數量,因此又研究了一套利用換算比例和製造批數的技巧來管控其複雜的庫存和領料方式。


這些都是導入初期,淩雲科技使用系統時所遇到的現實問題,經過雙方討論研擬解決方案後所客製的專屬系統功能,這也是一個好的ERP最有價值的地方。一個好的ERP系統,最終目的是要幫客戶提昇競爭力,增加產能、增加利潤、減少損失、減少成本,如不能貼近企業最現實的需求,最後也只是淪為記帳工具。當系統用的不深入,企業就會對系統失去信心,失去信心後就不再依賴系統所提供的資訊,這樣不但浪費一開始導入時所花費的大量成本,也會給員工帶來白做工和不穩定的心情,因此在導入ERP系統時,強大的信心和堅定的信念是務必要堅持的。


而數位神經的導入也是另一項重點。當ERP系統記錄完各個數據後,如果沒有一個整合的系統主動告知目前公司運作的動向,則只是事情做好一半而已。數位神經可自行設定危機狀況,並且以MAIL或線上提醒的方式提醒領導者和管理者目前公司的危機有哪些。例如:訂單預交未交、採購單價異常,逾期銷貨、逾期進貨資料……等等,可以讓管理者一目了然其部屬的工作情況和管理內部,以主動告知的方式,讓管理者處理事情事半功倍,也讓整個公司的績效更好,更有競爭力。


四、導入成果

目前淩雲科技已將前端的營業系統建置完畢,訂單、銷貨、採購、製單、庫存系統皆以導入完成,並且讓基層人員習慣昇峰系統的操作步驟和系統邏輯,在訂單轉製令、訂單轉採購、製單用料轉採購作業也都運作的有聲有色,使得基層人員提昇了工作效率,達到無紙化作業。


而應收應付系統也正在進行磨合作業,將一些企業內部常遇到的發票問題與系統做合理的整合,使基層人員對於發票與應收應付系統得以完整的記錄,不必隨處註記備忘,減少作業的疏失。最後目標則是導入會計系統、成本系統和數位神經系統,進而達到『成本管控』、『利潤增加』、『成本降低』的最終目的。



昇峰資訊股份有限公司撰文